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Guide des produits Bureaux

Le bureau agile: comment prendre de meilleures décisions pour un avenir couronné de succès

La réactivité, la rapidité et la qualité des décisions sont essentielles pour le stockage et la production, mais aussi pour le développement et la gestion de la clientèle. Si vous appliquez la méthode agile à vos réunions, à vos procédures et à votre équipement d’entreprise, vous mènerez la course à la clientèle, aux innovations et pourrez conquérir l’avenir.

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L'incertitude comme principe créatif : pourquoi utiliser la méthode agile?

Tout le monde parle de méthode agile et scrum. La numérisation croissante bouscule les structures d’entreprise traditionnelles et les façons de travailler. Quelle que soit la branche ou le mode d’exploitation, nous sommes tous concernés.

Là où tout était autrefois défini par des projets de longue durée, des exercices planifiés et des unités de procédure limitées, le monde de l’entreprise doit à présent faire face à l'incertitude, à des cycles de développement et de production toujours plus courts, à des parties prenantes de plus en plus exigeantes, à une communication constante, et à l'instantanéité du commerce numérique.

Cela remet en question la manière traditionnelle de gérer des projets ou d’exécuter des procédures de travail. L’industrie des logiciels a été la première à reconnaître cette situation et a élaboré une méthode de développement de produit agile appelée Scrum, largement adoptée depuis par tous types de structures.

Les entreprises agiles sont caractérisées par une forte flexibilité et fonctionnent en réseau:

  • plusieurs étapes de projet sont traitées parallèlement en équipes (partielles) et la planification des procédures est constamment adaptée
  • les membres du projet, dans des équipes interdisciplinaires, assument différents rôles et peuvent se charger des tâches de manière flexible
  • grâce à des tâches partielles clairement définies (dans leur contenu et leur durée) dont les résultats restent cependant ouverts, le temps imparti aux projets et aux tâches diminue tandis que la qualité des résultats s’améliore
  • les changements, les imprévus et les nouvelles conditions sont anticipés et on y réagit de manière flexible et transparente
  • une communication constante avec toutes les personnes impliquées et les clients évite les erreurs et les suppositions erronées

Il est évident que des structures de bureau traditionnelles basées sur des postes de travail fixes, des bureaux isolés et une technologie de présentation préhistorique ne peuvent répondre au défi que représentent toutes ces particularités. Ce n’est en effet que si tous les participants sont toujours parfaitement informés que les diverses composantes de l’entreprise agile peuvent agir en harmonie. Pour cette raison, un bureau agile doit disposer d’éléments d’agencement compatibles avec les principes Scrum et Agile:

  • une planification spatiale ouverte et flexible pour la composition d’équipes projet et une communication plus rapide
  • des outils de visualisation et de présentation sur chaque point de rencontre
  • différents points de rencontre affectés à la communication formelle et informelle (salle de conférence ou comptoir)
  • divers postes de travail (bureau, salon, poste de travail en position debout) en fonction des étapes de travail
  • une combinaison optimisée d’outils de visualisation et de présentation analogiques et numériques

Scrum dans un bureau agile: moins de réunions, plus de résultats

Le succès du concept Scrum repose sur la prise de conscience que la réussite d’un projet ne peut pas être planifiée depuis le début. Il s’agit par conséquent de développer une vision du résultat basé sur l’analyse cohérente des besoins du client.

Cette vision qui se traduit par une planification maîtresse (appelée product backlog) s’adapte en continu aux conditions réelles au cours du processus à l’aide de résultats intermédiaires et de réflexions détaillées ou d’étapes de projet (sprint backlog).

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En d’autres termes, les projets très complexes ne le deviennent certes pas moins, mais sont plus compréhensibles, grâce à des étapes partielles, une claire distribution des rôles, ainsi que des techniques de documentation et de visualisation appropriées.

Un élément clé de Scrum est sa composition en quatre réunions appelées événements où les membres de l’équipe Scrum se répartissent les tâches et les résultats de leur travail avec leurs collègues et d’autres participants importants. La particularité de ces réunions est leur formalisation formalisme:

  • chaque évènement se consacre à un sujet précis et à des contenus par conséquent tout aussi précisément définis
  • chaque événement se concentre sur ce seul thème
  • chaque événement est soumis à une limite de temps ne devant pas être dépassée
  • chaque événement est clairement intégré au planning du projet

Ces règles apparemment simples révolutionnent pourtant la culture de réunion traditionnelle. Un modérateur ou coach capable de guider la transition vers une organisation agile est notamment indispensable lors de la phase de lancement. On l’appelle Scrum Master dans le vocabulaire Scrum.

Il doit non seulement veiller à un déroulement sans accroc, mais aussi au respect du cahier des charges de chaque réunion, y compris aux équipements des bureaux.

Les équipements de bureau pour la méthode agile : quatre possibilités, quatre types d'équipement

Même si les quatre types de réunion Scrum ne forment qu’une partie infime de la méthode agile, ils n’en sont pas moins un parfait exemple de combinaison de conditions définies, d’équipement et de décisions dans l’entreprise moderne.

Dans la planification appelée Sprint Planning, la section de projet en cours (Sprint) est décomposée en objectifs et tâches (tasks). Cette réunion qui regroupe toutes les fonctions dans le cadre Scrum (le porteur de décision appelé Product Master, Team et Scrum Master) dure un maximum de deux heures par semaine Sprint et devrait par conséquence avoir lieu dans une salle de projet parfaitement équipée, d’une superficie suffisante, et disposant d’une technologie de présentation moderne.

La réunion Daily Scrum est une réunion quotidienne de l’équipe Scrum avec le Scrum Master. Elle dure au maximum 15 minutes, détermine ce qui a été obtenu ou pas la journée précédente et ce qui est prévu pour la journée en cours. Ce type de réunion a lieu debout, ce qui garantit sa brève durée. Un comptoir est ici souvent l’endroit de rencontre idéal, et un tableau appelé en anglais taskboard est pratiquement indispensable pour représenter clairement les tâches achevées et celles qui restent encore à réaliser.

La Sprint Review effectue un bilan partiel à la fin d’un sprint. La particularité est ici qu’un feedback du client est recueilli concernant l’état actuel du produit/projet et pris en compte pour la planification de la prochaine étape. Cette réunion d’une heure maximum par semaine Sprint devrait avoir lieu dans une salle de conférence représentative, dans laquelle le client aura une impression positive de l’entreprise. Une technologie hautement moderne de présentation et conférence est ici aussi indispensable.

La rétrospective Sprint effectue elle aussi un bilan du sprint précédent, mais il s’agit d’une affaire interne à l’équipe, qui traite de la méthode de travail de celle-ci et est un moment de critique et de réflexion. Cette réunion de 45 minutes devrait avoir lieu dans un environnement protégé loin du poste de travail réel et des salles de réunion «officielles». Des salons meublés de tables et de fauteuils de cafétéria représentent dans ce cas une option appropriée.

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Il convient également de ne pas sous-estimer la combinaison d’outils de visualisation et de présentation analogiques et numériques dans un bureau agile: nous assistons à une authentique redéfinition de la signification des tableaux blancs et des chevalets de conférence classiques.

En tant que «taskboard» structuré selon le principe des tableaux Kanban, le tableau blanc s’avère un parfait moyen de visualisation sur lequel développer et classer les tâches quotidiennes et les sections de la planification globale.

Par conséquent, le tableau doit rester bien visible et facilement accessible là où les équipes se réunissent (quotidiennement): non seulement dans la salle de conférence ou dans le bureau individuel mais aussi à côté d’un comptoir ou d’un point de rencontre.

Le bureau agile ne saurait bien sûr exister sans réseau numérique. Toute planification ou documentation est collaborative, à l’aide d’outils électroniques. C’est la raison pour laquelle la technologie mobile occupe une place si importante: tablettes tactiles, ordinateurs portables, smartphones.

Ceux-ci sont complétés dans le bureau agile par des accessoires de présentation tels que le support de table pour tablette tactile GO-TO™ ou encore le kit Capture APP, lequel vous permet de numériser parfaitement les images analogiques à partir de tableaux blancs.

Une formulation claire pour l'avenir : mieux animer pour mieux réagir

La devise de la méthode agile est la suivante: parler moins, dire plus, faire plus. Une bonne formation en communication et une nouvelle culture des réunions sont donc des éléments cruciaux d’une organisation agile. Cela exige de la pratique, des efforts et du temps.

Nous vous aidons volontiers à sélectionner l’équipement adéquat pour votre bureau agile. N’hésitez pas à nous contacter.

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